Pakendiaruandluse loome ABC Enamlevinud vead pakendiarvestuses ja nende tekkimise vältimine

Pakendiettevõtjad peavad seadusest tulenevalt pidama pakendimassi üle arvestust pakendite liikide ja pakendi materjalide lõikes. Pakendiauditi korraldamise kohustus aga puudutab neid pakendiettevõtjaid, kes lasevad turule pakendatud kaupa pakendimassiga rohkem kui viis tonni aastas.

Olenemata sellest, kas pakendiettevõte on auditikohuslane või mitte, lasub tal siiski pakendiaruandluse kohustus.

Praktilisest kogemusest on ilmnenud, et kõige enam esineb aruandluses vigu veopakendi aruandlusesse mitte kaasamise või selle osalise kaasamise tõttu.

Teadmatusest jääb tihti kaasamata ka rühmapakend, näiteks poolid, rullid, kastid, kaubaalused jms. Kuna kaubaarvetel puudub reeglina info veo- ja rühmapakendite kohta, siis on ka selle pakendiliigi hilisem tuvastamine või taasesitamine keeruline ja raskendatud ning aruandluses juba tehtud vead ei pruugi samuti hiljem lihtsalt välja tulla.

Pakendiettevõtjad kaasavad vahel ka aruandlusesse vaid kaubaarvetel leiduvaid pakendiandmeid. Ainult arvetel leiduvad pakendiandmed ei ole üldjuhul aruandluses sisendina kasutatavad, sest neis:

  • puudub pakendimaterjalide kirjeldus (kile, paber, plasti). Mõningatel juhtudel leidub küll pakendimaterjali kirjeldus, kuid puudub selle osakaal
  • puudub info veo- ja rühmapakendi olemasolu või proportsiooni kohta müügipakendi suhtes
  • andmed on ebatäpsed ega anna kindlustandvust ka hilisemaks edukaks kontrolliks.

 Korrektsete pakendiandmete loome praktikas

Pakendiaruandes vigade vältimiseks on oluline reaalselt ja perioodiliselt pakendeid laos kaardistada. Soovituslik on korraldada kaardistus vahetult kauba lattu saabumise hetkel, mil on tuvastatavad muuhulgas ka kõik rühma- ja veopakendid. Ka perioodiline pisteline vaatlus on oluline tuvastamaks pakendite olulisi muutuseid.

Kaardistamiste ja vaatluste intervall sõltub kaubapakendi ja tarnekoguste muutusest. Kaubakoguste suurused tingivad ka veo-ja rühmapakendi volüümid. Tavapäraselt on suuremas muutuses rühmapakend, mida on võimalik ja vajalik kaardistada vahetult kauba saabumisel.

Pakendiettevõtjal tasub panustada oma pakendivaldkonna hästi toimivate rutiinide väljatöötamisse ja juurutamisse. Praktika näitab, et hästi kinnistunud pakendirutiinidega ettevõtte puhul on aruandluse korraldamine sujuv ja saavutatav mõistlike kuludega, pealegi on sel juhul pakendiandmete vigade esinemine aruandluses harvem.

Hästi toimiva pakendivaldkonna korraldamise esmaseks sammuks on pakendite tekke ja pakendite andmete kogumise viisi kirjeldamine, mis on sisendiks loodavale pakendi sise-eeskirjale. Lisades nüüd kirjeldatud protsesside lõikes vastutusalad ja vastutajad, formeerubki pakendi sise-eeskiri.

Pakendiaruande peamised sise-eeskirjades kirjeldamist vajavad töörollid ja ametikohad:

  • pakendite kaardistaja, andmesisestaja
  • pakendi muudatuste kaardistaja, pakendiandmete korrigeerija
  • aruande koostaja, esitaja
  • järelvalve.

Pakendiandmete loomisel ja kogumisel ning nende andmete hilisemal kontrollimisel on kõige olulisem oskus määratleda pakendiaruandlusesse kaasatavat kaubapakendit ning viia laos läbi pakendite kaardistus olemasoleva info alusel.

Pakendiaruandluse kindlustandvate sisendandmete loomisel peaks juhinduma reaalsetest võimalustest ehk pakendiinfost, millele saab anda objektiivsed väärtused, mis on reaalselt füüsiliselt kättesaadav, mõõdetav või kaalutav. Läbivalt on samas oluline järgida mõistliku ressursikulu põhimõtteid ehk et pakendiaruandlus ei kujuneks ettevõttele põhjendamatult ajamahukaks ega kulukaks.


Artikkel ilmunud: www.rup.ee

 

About Ranno

Graafiline disainer

View all posts by Ranno →